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方案背景

90年代，為了適應全國各大城市信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，我國檔案信息化工作開(kāi)始起步。

1995—1999年，全國檔案工作進(jìn)入了更大范圍的信息化基礎設施建設與逐漸成長(cháng)的初級發(fā)展階段。

2000年，國家檔案局將加快檔案信息化建設列為全國檔案事業(yè)“十五”計劃的一項重要任務(wù)。

2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設實(shí)施綱要》。

2016年底，國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動(dòng)了《功能規定》文稿的起草工作，經(jīng)反復論證和廣泛征求意見(jiàn)，最終形成了正式公布的《功能規定》。

方案概述

數字檔案管理系統，主要是解決各業(yè)務(wù)應用信息系統非結構化數據的歸屬、共享、規范化管理、永久保存以及電子文件與電子檔案全程數字化網(wǎng)絡(luò )化管理等問(wèn)題。系統采用完全基于J2EE架構的B/S模式、組件化開(kāi)發(fā)方式、橫向擴展縱向延伸的設計理念，以及原文唯一性、分布式緩存等先進(jìn)技術(shù)，創(chuàng )新性地提出“文件中心、整編中心、數檔中心”三層業(yè)務(wù)管理模式，建立了非結構化信息的管理和利用中心，能實(shí)現與多個(gè)業(yè)務(wù)系統的電子文件集成及電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔。歸檔的電子文件經(jīng)過(guò)該系統的信息過(guò)濾、整合、數據處理，形成科學(xué)、規范、有序的數字檔案信息，使各類(lèi)專(zhuān)業(yè)信息系統的電子文件與電子檔案實(shí)現全程數字化管理。系統通過(guò)一系列的定制工具，可以方便快捷地實(shí)現二次開(kāi)發(fā)，滿(mǎn)足不斷變化的管理需求，并能適應大規模的推廣。

方案特點(diǎn)與優(yōu)勢

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  系統結構具備開(kāi)放性,可擴展性

  可實(shí)現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。
  可滿(mǎn)足當前及可預見(jiàn)的時(shí)間內的業(yè)務(wù)需求，能方便地進(jìn)行功能擴展。
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  系統實(shí)現具備靈活性

  支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數據結構等的靈活定義與部署。
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  系統運行安全可靠

  保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程記錄，可根據需要采取電子簽名、數字加密和安全認證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權訪(fǎng)問(wèn)。
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  便捷業(yè)務(wù)調度，系統效率高

  在非工作日自動(dòng)定時(shí)執行一些操作時(shí)間比較長(cháng)、對系統性能影響比較大、且實(shí)時(shí)性要求比較低的數據操作，減少這些操作對系統性能的影響，從而提高系統的響應速度。

主要功能

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  檔案整理,檔案利用

  具備電子檔案的自動(dòng)歸類(lèi)與排序、著(zhù)錄、標引、格式轉換等功能。
  可根據需求生成電子檔案利用庫，支持檢索、篩選、輸出、借閱等功能。
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  檔案統計,檔案保存

  具備對電子檔案及目錄數據庫備份與恢復、存儲狀況監控和警告、電子檔案保護等功能。
  可按照檔案的全宗、門(mén)類(lèi)、文件格式、開(kāi)放程度和年度等進(jìn)行統計；可對一定時(shí)間期限內電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統計。
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  檔案鑒定與處置

  可根據規則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期提醒功能。
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  系統管理

  可對上述所有功能的定義與配置進(jìn)行修改；可對用戶(hù)信息進(jìn)行管理；具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統非授權訪(fǎng)問(wèn)等事項進(jìn)行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現問(wèn)題。

方案價(jià)值

數字檔案管理系統,通過(guò)建立統一的標準，規范整個(gè)文件管理，包括規范各業(yè)務(wù)系統的文件管理；構建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎，業(yè)務(wù)流和數據流建立在以服務(wù)為模型的系統平臺之上。 數字檔案管理系統，為檔案現代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統既可以自成系統，為用戶(hù)提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設計過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網(wǎng)絡(luò )。