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數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

方案背景

90年代，為了適應(yīng)全國各大城市信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，我國檔案信息化工作開始起步。

1995—1999年，全國檔案工作進入了更大范圍的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與逐漸成長的初級發(fā)展階段。

2000年，國家檔案局將加快檔案信息化建設(shè)列為全國檔案事業(yè)“十五”計劃的一項重要任務(wù)。

2002年國家檔案局制定了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》。

2016年底，國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動了《功能規(guī)定》文稿的起草工作，經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見，最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。

方案概述

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，主要是解決各業(yè)務(wù)應(yīng)用信息系統(tǒng)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸屬、共享、規(guī)范化管理、永久保存以及電子文件與電子檔案全程數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化管理等問題。系統(tǒng)采用完全基于J2EE架構(gòu)的B/S模式、組件化開發(fā)方式、橫向擴展縱向延伸的設(shè)計理念，以及原文唯一性、分布式緩存等先進技術(shù)，創(chuàng)新性地提出“文件中心、整編中心、數(shù)檔中心”三層業(yè)務(wù)管理模式，建立了非結(jié)構(gòu)化信息的管理和利用中心，能實現(xiàn)與多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件集成及電子文件的實時物理歸檔。歸檔的電子文件經(jīng)過該系統(tǒng)的信息過濾、整合、數(shù)據(jù)處理，形成科學(xué)、規(guī)范、有序的數(shù)字檔案信息，使各類專業(yè)信息系統(tǒng)的電子文件與電子檔案實現(xiàn)全程數(shù)字化管理。系統(tǒng)通過一系列的定制工具，可以方便快捷地實現(xiàn)二次開發(fā)，滿足不斷變化的管理需求，并能適應(yīng)大規(guī)模的推廣。

方案特點與優(yōu)勢

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)具備開放性,可擴展性
可實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。
可滿足當(dāng)前及可預(yù)見的時間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，能方便地進行功能擴展。

系統(tǒng)實現(xiàn)具備靈活性
支持電子檔案管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

系統(tǒng)運行安全可靠
保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，可根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪問。

便捷業(yè)務(wù)調(diào)度，系統(tǒng)效率高
在非工作日自動定時執(zhí)行一些操作時間比較長、對系統(tǒng)性能影響比較大、且實時性要求比較低的數(shù)據(jù)操作，減少這些操作對系統(tǒng)性能的影響，從而提高系統(tǒng)的響應(yīng)速度。

主要功能

檔案整理,檔案利用
具備電子檔案的自動歸類與排序、著錄、標(biāo)引、格式轉(zhuǎn)換等功能。
可根據(jù)需求生成電子檔案利用庫，支持檢索、篩選、輸出、借閱等功能。

檔案統(tǒng)計,檔案保存
具備對電子檔案及目錄數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)、存儲狀況監(jiān)控和警告、電子檔案保護等功能。
可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計；可對一定時間期限內(nèi)電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進行統(tǒng)計。

檔案鑒定與處置
可根據(jù)規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期提醒功能。

系統(tǒng)管理
可對上述所有功能的定義與配置進行修改；可對用戶信息進行管理；具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

方案價值

數(shù)字檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準，規(guī)范整個文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等，同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式，以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化和DPM設(shè)計過程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。